Ремонты в 1С

Как в программе 1С учитывать расходы на ремонт помещений и оборудования?

Учёт ремонтов представляет интерес. Вызван такой интерес тем, что руководителю предприятия часто хочется узнать, сколько денег за определённый период потрачено на ремонт отдельного транспортного средства или другого необоротного актива. Таким образом, учёт ремонтов должен вестись в рамках управленческого учёта.

Также данные из учёта ремонтов могут использоваться на предприятиях, которые находятся на общей системе налогообложения. В частности, налогоплательщику необходимо отслеживать, чтобы расходы на ремонт не превышали установленного предела. Поэтому учёт ремонтов важен и для налогового учёта.

Ремонт

В данной инструкции рассказывается о том, как вести учёт расходов на ремонт необоротных активов предприятия в программе 1С.

Синтетический и аналитический учёт ремонтных расходов

Для чёта расходов на ремонт в плане счетов задействован счёт 237 «Ремонтные расходы». В свою очередь, счёт 237 имеет два субсчёта:

  • 2371 «Расходы на текущий ремонт»
  • 2372 «Расходы на техническое обслуживание»

К счёту 237 ведётся аналитика:

  1. Статьи расходов
  2. Объекты ремонта

Такая структура аналитики позволяет получать информацию в следующих разрезах:

  • Сумма всех расходов на текущий ремонт и/или техническое обслуживание.
  • Сумма расходов на текущий ремонт и/или на техническое обслуживание отдельного объекта.
  • Сумма расходов на текущий ремонт и/или техническое обслуживание по отдельной статье расходов.
  • Сумма расходов на текущий ремонт и/или техническое обслуживание по отдельной статье расходов на отдельный объект.

Например, используя представленную методику учёта ремонтных расходов, бухгалтер может предоставить руководителю предприятия следующую информацию:

  • Стоимость всех ремонтов за период.
  • Сумма расходов на техническое обслуживание всех легковых автомобилей.
  • Сумма расходов на текущий ремонт и техническое обслуживание автомобиля, который директор сдал в аренду своему предприятию.
  • Расходы на оплату труда работников, занятых при ремонте автомобиля, который директор сдал в аренду своему предприятию.

Замечание про капитальный ремонт

Для полноты описания следует также заметить, что в практике учёта расходов на ремонт также используется термин «Капитальный ремонт». В отдельных случаях достаточно сложно определить разницу между текущим и капитальным ремонтом. Но поскольку данная инструкция посвящена теме учёта текущего обслуживания необоротных активов, то пусть классификацией капитального ремонта занимаются соответствующие специалисты.

Текущий ремонт и техническое обслуживание

При учёте ремонтных расходов важно понимать сходства и отличия между текущим ремонтом и техническим обслуживанием.

Сходство между текущим ремонтом и техническим обслуживанием выражается в том, что оба эти мероприятия проводятся с целью поддержания объекта в том состоянии, которое обеспечивает использование объекта по установленному назначению.

Разница между текущим ремонтом и техническим обслуживанием выражается в следующем:

  • При текущем ремонте объекта проводится замена старых его частей, которые более не пригодны для использования в составе объекта, на новые части. При этом к расходам на текущий ремонт относится стоимость новых частей, а также стоимость сопутствующих материалов и выполненных работ.
  • При техническом обслуживании целостность объекта не меняется, а только лишь расходуются материалы, необходимые для функционирования объекта. При этом расходы на техническое обслуживание состоят из стоимости расходных материалов и сопутствующих работ.

Замечание про замену частей

Говоря о расходах на текущий ремонт, нужно учитывать, что факт замены частей, составляющих ремонтируемый объект, не всегда означает принадлежность такого мероприятия к классу текущих ремонтов. Примеры некоторых исключений представлены в таблице.

Наименование работыВид ремонтаОснование
Замена картриджа в принтереТехническое обслуживаниеКартридж является носителем расходного материала, поэтому замена картриджа означает доведение количества расходного материала до уровня, необходимого для работы принтера.
Замена масляного фильтраТехническое обслуживаниеЗамена масляного фильтра предусмотрена техническими условиями эксплуатации автомобиля и проводится при плановом техническом осмотре автомобиля.
Списание топливаНе является ни текущим ремонтом автомобиля, ни техническим обслуживаниемТехнические условия эксплуатации автомобиля предусматривают использование топлива при работе двигателя внутреннего сгорания, поэтому топливо является расходным материалом.
Замена шинНе является ни текущим ремонтом автомобиля, ни техническим обслуживаниемШины, которые приобретаются отдельно, учитываются как отдельные инвентарные объекты на счетах 22 или 112 и списываются по отдельной методике.

Поэтому можно ещё более кратко описать разницу между техническим обслуживанием и текущим ремонтом.

  • Расходы, которые возникают при техническом обслуживании, заранее предусмотрены техническими условиями эксплуатации объекта.
  • Расходы на текущий ремонт изначально не предусмотрены.

Раздельный учёт расходов на ремонт и обслуживание необоротных активов позволит более легко и более эффективно проводить анализ расходов предприятия с целью их оптимизации и снижения.

Типичная ошибка в учёте МБП

Говоря об учёте ремонтных расходов, хочется вспомнить об одной типичной ошибке, которую нередко допускают бухгалтера. Ошибка эта касается учёта списания МБП. И возникает данная ошибка именно при учёте расходов на ремонт.

Например, слесарю со склада выдаётся отвёртка. Поводом для такой операции стала необходимость в проведении ремонта трактора. И вполне очевидно, что полученную отвёртку слесарь первым делом использует так, чтобы в ремонтируемом тракторе что-то подкрутить. Видя описанную очевидность, неквалифицированный бухгалтер может списать отвёртку на ремонт трактора проводкой Дт 2371 Кт 22. Но такое списание будет признано ошибкой.

Дело в том, что отвёртка будет использоваться слесарем для ремонта не только данного трактора, но и для ремонта других транспортных средств (стоимостной фактор). Более того, продолжительность эксплуатации отвёртки будет больше, чем продолжительность проведения ремонта (временной фактор). Поэтому стоимость отвёртки не может быть учтена в полном размере при калькуляции стоимости ремонта трактора.

А бухгалтерам по учёту расходов на ремонт следует помнить о том, что учёт списания стоимости МБП на расходы проводится без привязки к объекту, при ремонте которого МБП может или должно использоваться.

Учёт ремонтных расходов в программе 1С

Для учёта ремонтных расходов в программе 1С используются следующие виды документов:

  1. Списание запасов
  2. Списание запасов на ремонт
  3. Списание ремонтных расходов

Учитывая проводки, которые делают указанные документы, следует сделать интересное замечание:

  • Документ «Списание запасов» дебетует счёт 237.
  • Документ «Списание ремонтных расходов» кредитует счёт 237.
  • Документ «Списание запасов на ремонт» дебетует и кредитует счёт 237.

Можно отметить, что при учёте ремонтных расходов счёт 237 «Ремонтные расходы» используется в роли накопительно-распределительного счёта. Другими словами, сначала на счёте накапливаются расходы в разрезе ремонтируемых объектов, а затем накопленные расходы распределяются на общие расходы предприятия. Ремонтные расходы проходят через счёт 237 транзитом.

Возможно, у читателя возникнет возражение о том, что документ «Списание запасов на ремонт» является лишним, поскольку этот документ делает те же проводки, что и два других документа вместе. Но тогда следует учитывать, что при настройке инструментария для учёта ремонтных расходов в 1С предусматривались следующие особенности:

  • По одному документу могут списываться запасы на разные ремонты.
  • На один ремонт могут списываться разные запасы.
  • Стоимость запасов, списанных на ремонт, удобно списывать на общие расходы предприятия одним документом

А теперь, чтобы лучше понять принцип учёта ремонтных расходов в программе 1С, рассмотрим каждый из упомянутых видов документов отдельно.

1. Документ "Списание запасов"

Для списания запасов на ремонт можно использовать документ «Списание запасов».

Списание запасов на ремонт
Документ "Списание запасов" можно использовать также для списания запасов на ремонт.

Следует отметить, что документ «Списание запасов» является достаточно универсальным, и его универсальность выражается в следующих возможностях:

  • В строках документа можно выбрать разные виды запасов.
  • В каждой строке можно выбрать разные статьи расходов, на которые списываются запасы.

Если говорить о списании запасов на ремонт, то одним документом «Списание запасов» можно списать запасы на разные ремонты. Например, если по одной накладной со склада выданы запчасти для ремонта трактора, комбайна и грузового автомобиля, то все объекты, по которым учитываются ремонтные расходы, можно будет указать в одном документе.

В некоторых случаях описанная универсальность удобна. Но в большинстве случаев использование данного документа для списания запасов на ремонт влечёт за собой такие неудобства:

  • Стоимость списанных запасов зависает на счёте 237, и для её последующего распределения необходимо создавать дополнительный документ «Списание ремонтных расходов».
  • Если бухгалтер забудет распределить накопленные ремонтные расходы на счёте 237, то финансовый результат не будет отражать реальные расходы предприятия.
  • Если списываются разные запасы на один ремонт, то в каждой строке нужно выбирать один и тот же ремонт.

Учитывая изложенные недостатки, которые имеет документ «Списание запасов» при учёте списания запасов на ремонт, рекомендуется использовать специальный документ «Списание запасов на ремонт».

При этом следует отметить, что для списания запасов на ремонт использовать документ «Списание запасов» не запрещается. Но если для списания запасов на ремонт был использован документ «Списание запасов», то в таком случае бухгалтер должен обязательно помнить о том, что документ «Списание запасов» только списывает стоимость запасов в дебет счёта 237, но не списывает возникшие ремонтные расходы с кредита счёта 237 на общие расходы предприятия.

Поэтому после использования документа «Списание запасов» придётся обязательно списать накопленные расходы со счёта 237 документом «Списание ремонтных расходов».

2. Документ "Списание запасов на ремонт"

Для списания запасов на ремонт рекомендуется использовать документ «Списание запасов на ремонт».

Списание материалов на ремонт
Списание запчастей на ремонт оборудования документом "Списание запасов на ремонт".

Особенностью этого документа является то, что с его помощью списывать запасы на ремонт наиболее удобно. И удобство объясняется наличием таких преимуществ:

  • В документе указывается счёт и статья расходов, на которую необходимо списать ремонтные расходы. Поэтому после проведения документа не нужно создавать дополнительные документы для списания накопленных расходов со счёта 237 «Ремонтные расходы».
  • В шапке документа можно один раз указать объект, с которым связаны ремонтные расходы, и после этого не нужно выбирать данный объект при заполнении каждой строки табличной части документа.

Замечание про вид ремонта

Следует обратить внимание, что в шапке документа «Списание запасов на ремонт» в реквизите «Ремонт» выбирается вид ремонта (текущий ремонт или техническое обслуживание). Данное обстоятельство указывает на необходимость создавать разные документы при списании запасов отдельно на текущий ремонт и отдельно – на техническое обслуживание. Но поскольку для списания запасов на разные виды ремонтов используются разные печатные формы, то такое расположение реквизита «Ремонт» в шапке документа является целесообразным.

Замечание про вид расходов

Отдельно следует обратить внимание на заполнение реквизита «Расходы» в табличной части документа и реквизита «Расходы», который может иметь необходимость заполнения в шапке документа. Выше было указано, что документ «Списание расходов на ремонт» не только списывает стоимость запасов на ремонтные расходы (например, проводкой Дт 237 Кт 207), но также списывает возникшие ремонтные расходы на общие расходы предприятия (например, проводкой Дт 91 Кт 237).

Система аналитического учёта по счетам 237 «Ремонтные расходы», а также счетов 91, 92, на которые могут быть распределены накопленные ремонтные расходы, предусматривает использование одного справочника «Расходы». Другими словами, справочник «Расходы» используется при ведении аналитики как по счёту 237, так и по счетам 91 и 92.

Чтобы у бухгалтера, заполняющего документ «Списание запасов на ремонт» не возникало недоразумений, следует понимать назначение реквизитов с идентификатором «Расходы»:

  • Реквизит «Расходы», расположенный в шапке документа, содержит аналитику по счёту, на который будут распределены возникшие ремонтные расходы (например, по счёту 91 или 92).
  • Реквизит «Расходы», расположенный в табличной части документа, содержит аналитику по счёту, на который списываются запасы (то есть, по счёту 237).

Следует помнить, что по счёту 237 и по счетам 91 и 92 в аналитике по расходам используются разные значения.

Например, рассмотрим случай, когда на техническое обслуживание трактора списывается машинное масло. В таком случае должна быть указана такая аналитика:

  • На счёт 2372 расходы списываются по статье «Горюче-смазочные материалы».
  • На счёт 91 расходы списываются по статье «Техническое обслуживание транспорта».

Указанные условия обусловлены такими требованиями:

  • При учёте ремонтных расходов на счёте 237 необходимо разделять расходы по источникам их возникновения.
  • При учёте общих расходов предприятия на счетах 91 и 92 необходимо разделять расходы по их экономическому содержанию.

Для лучшего понимания правила, по которому определяется статья расходов при учёте списания запасов на ремонт, можно использовать такую схему:

  • Статья расходов, которая указывается в реквизите «Расходы» в шапке документа, определяется видом ремонта, который указывается в реквизите «Ремонт».
  • Статья расходов, которая указывается в строке документа по колонке «Расходы», определяется по виду списываемых запасов из реквизита «Запасы».

Описанная схема представлена на рисунке:

Заполнение документа Списание запасов на ремонт
Связь элементов аналитики с элементами учёта в документе "Списание запасов на ремонт".

Обратите внимание, что реквизиты с идентификатором «Расходы» всегда располагаются после реквизитов, определяющих их значение. Это облегчает заполнение реквизитов с идентификатором «Расходы».

Замечание о предпочтении вида документа

В завершение рассказа о документах «Списание запасов» и «Списание запасов на ремонт» следует напомнить, что каждый из документов имеет как преимущества, так и недостатки. Поэтому бухгалтер по учёту списания запасов на ремонт должен самостоятельно определить для себя документ, которым целесообразно пользоваться для списания запасов на ремонт.

А чтобы бухгалтеру определялось с документами легче, следует подытожить вышесказанное:

Документ «Списание запасов на ремонт» стоит использовать тогда, когда нужно списать несколько запасов на один ремонт.

Документ «Списание запасов» стоит использовать тогда, когда очень хочется списать несколько запасов на разные ремонты одним документом. Но после такого списания нужно создать дополнительный документ «Списание ремонтных расходов».

Замечание про печатную форму

Есть ещё один фактор, который может заставить бухгалтера для списания запасов на ремонт использовать только документ «Списание запасов на ремонт». Дело в том, что в документе «Списание запасов на ремонт» используется форма специального акта, который предназначен для списания запасов на ремонт. При этом в документе «Списание запасов» применяется печатная форма с актом, который используется для списания запасов с формулировкой «На производственные нужды предприятия».

Поэтому бухгалтерам, которые ещё не определились в том, какой документ лучше использовать для списания запасов на ремонт, настоятельно рекомендуется использовать документ «Списание запасов на ремонт».

3. Документ "Списание ремонтных расходов"

Для списания расходов, накопленных на счёте 237 «Ремонтные расходы», применяется документ «Списание ремонтных расходов».

Списание ремонтных расходов
Списание накомлепленных по объекту ремонтных расходов документов "Списание ремонтных расходов".

При проведении документа формируется проводка по кредиту счёта 237 в дебет счёта, на котором учитываются общие расходы предприятия (например, 91 или 92).

Замечание про нематериальные расходы на ремонт

Как было замечено выше, в случаях, когда запасы списываются на ремонт документом «Списание запасов», возникшие ремонтные расходы накапливаются на счёте 237. Накопленные ремонтные расходы необходимо списать документом «Списание ремонтных расходов».

Тем не менее, документ «Списание ремонтных расходов» должен использоваться также и в тех случаях, когда на ремонтные расходы списываются прочие расходы, которые можно назвать нематериальными. Например, на стоимость проведённого ремонта помимо стоимости запасов могут быть списаны такие расходы:

  • Расходы на оплату труда рабочих, занятых при ремонте (Дт 237 Кт 66).
  • Начисления от фонда оплаты труда работников, занятых при ремонте (Дт 237 Кт 65).
  • Услуги сторонних организаций (Дт 237 Кт 631).

Для простоты понимания предназначения документа «Списание ремонтных расходов» можно сказать, что счёт 237 на конец отчётного месяца, как правило, должен быть закрыт. Поэтому, если бухгалтер при составлении месячного баланса выявил наличие остатка по счёту 237, то такой остаток необходимо списать документом «Списание ремонтных расходов».

Быстрое списание ремонтных расходов

На предприятиях, где активно используется большое количество транспортных средств, у бухгалтера по учёту ремонтных расходов в конце месяца может появиться душевный дискомфорт. Это чувство может быть вызвано нежеланием выполнить достаточно большой объём однотипной работы по списанию накопленных ремонтных расходов для большого количества транспортных средств.

Для того, чтобы сохранить душевное благополучие бухгалтера, в программе 1С настроен механизм, с помощью которого можно быстро сформировать документы «Списание ремонтных расходов». Но и бухгалтеру не нужно волноваться без повода. Поэтому сразу после возникновения желания списать в конце месяца накопленные ремонтные расходы бухгалтер должен сформировать ведомость счёта 237 «Ремонтные расходы» и определить наличие дебетового остатка по счёту на конец месяца. Только в том случае, когда остаток по счёту 237 выявлен, бухгалтеру можно использовать механизм быстрого списания ремонтных расходов.

Чтобы быстро списать ремонтные расходы со счёта 237, нужно открыть журнал «Списание ремонтных расходов».

Журнал документов учёта ремонтных расходов
Журнал документов учёта ремонтных расходов.

В нижней части формы журнала имеется кнопка «Добавить», с которой бухгалтеру придётся поработать.

При нажатии на кнопку «Добавить» появляется вопрос о действительности намерения создать документы. После положительного ответа на поставленный вопрос на экране появляется список месяцев. Из списка нужно выбрать месяц, на конец которого необходимо списать остатки накопленных ремонтных расходов.

В результате выполненных манипуляций в журнале автоматически будут созданы документы «Списание ремонтных расходов» со статусом «Непроведенный». На экран при этом выводится печатная форма с перечнем созданных документов, которую при необходимости можно распечатать или сохранить для последующей работы.

Документы «Списание ремонтных расходов» автоматически создаются в разрезе таких характеристик:

  • Объект, который ремонтируется.
  • Вид ремонта.

Например, в течение месяца возникли расходы на текущий ремонт и на техническое обслуживание трактора. В таком случае для списания ремонтных расходов, накопленных по трактору, будут автоматически созданы 2 документа:

  1. Для списания расходов по текущему ремонту трактора.
  2. Для списания расходов по техническому обслуживанию трактора.

В созданных документах будут автоматически заполнены такие реквизиты:

  • Объект, который ремонтируется.
  • Вид ремонта (текущий ремонт или техническое обслуживание).
  • Статья ремонтных расходов.
  • Сумма расходов.

Не будут заполнены следующие реквизиты:

  • Операция, которая определяет счёт общих расходов.
  • Аналитика по выбранному счёту общих расходов.

Незаполненные реквизиты необходимо заполнить вручную. Для этого необходимо зайти в каждый из созданных документов и заполнить незаполненные реквизиты в соответствии с экономической сутью возникших расходов.

Например, расходы на ремонт сельскохозяйственной техники необходимо отнести на счёт 91 «Общепроизводственные расходы». А расходы на ремонт легковых автомобилей рекомендуется отнести на счёт 92 «Административные расходы».

Резюме

В инструкции описана методика учёта ремонтных расходов в программе 1С. Особое внимание уделено следующим ключевым моментам:

  1. Для учёта ремонтных расходов используется счёт 237 «Ремонтные расходы», который должен закрываться на конец каждого отчётного месяца.
  2. Для списания запасов на ремонт рекомендуется использовать документ «Списание запасов на ремонт».
  3. Для списания ремонтных расходов, которые накопились на счёте 237 на конец месяца, необходимо использовать документ «Списание ремонтных расходов».

Инструкция содержит описание логики применяемых алгоритмов. Также читателю представлены изображения экранных форм документов, которые используются в программе 1С для учёта ремонтных расходов.

Реклама:
Смотрите также:
Акт выполненных работ и работа с ним
Исходящая документация в 1С
Удаление помеченных объектов в 1С
Редактирование изображений на компьютере