Справочники для учёта кадров в 1С

Какие справочники используются в 1С для кадрового учёта?

Поскольку при учёте кадров выполняется работа с повторяющимися данными, такие данные имеет смысл хранить в справочниках. Для учёта кадров в информационной базе 1С используются такие справочники:

Рассмотрим справочники для ведения кадрового учёта в программе 1С подробнее.

Штатное расписание

В справочнике «Штатное расписание» содержится перечень штатных единиц, предусмотренных на предприятии. Можно сказать, что штатное расписание - это перечень должностей, на которые требуется нанять работников для осуществления нормальной работы предприятия.

Штатное расписание
Справочник "Штатное расписание"

Справочник «Штатное расписание» является подчинённым к справочнику «Фирмы». Такая организация справочников позволяет вести отдельный список штатных единиц для каждой фирмы, по которой ведётся учёт в базе данных 1С. Поэтому для того, чтобы открыть справочник «Физические лица», нужно сначала открыть справочник «Фирмы», выбрать конкретную фирму и для неё открыть подчинённые справочники. В списке подчинённых справочников нужно выбрать справочник «Штатное расписание».

Физические лица

Предприятие сотрудничает с физическими лицами, которые выполняют работы, предусмотренные штатным расписанием предприятия. Для учёта данных по физическим лицам используется справочник "Физические лица".

Справочник Физические лица
Справочник "Физические лица"

На каждое физическое лицо, с которым сотрудничает предприятие, в справочнике "Физические лица" заводится отдельная карточка для учёта более специфических данных.

Карточка работника
Карточка работника из справочника "Физические лица"

В карточке физического лица указываются такие данные:

  • Фамилия, имя и отчество.
  • Паспортные данные.
  • Контактные телефоны и адрес места жительства.
  • Идентификационный налоговый номер.
  • Данные для расчёта заработной платы.
  • Данные о детях для расчёта льгот по подоходному налогу.
  • Фотография физического лица.
  • Прочие данные о физическом лице.

Поскольку при вводе данных, используемых для расчёта налогов по заработной плате, требуется особая осторожность, такие данные вводятся не в самой карточке физического лица, а только через соответствующий документ. Изменить данные, которые были введены посредством документов в карточку физического лица, вручную невозможно. Если данные по физическому лицу изменились, то требуется вводить новый документ. Такой документ необходимо ввести той датой, с которой будет действовать изменение.

Например:

  • Данные о том, является физическое лицо основным работником или совместителем, вводятся документом «Приказ о приёме на работу».
  • Данные о предоставлении социальной льготы по подоходному налогу вводятся документом «Приказ о социальной льготе».
  • Данные о схеме налогообложения вводятся документом «Приказ о приёме на работу».

Должности работника

Каждый работник может занимать на предприятии несколько должностей. Такие условия работы называются внутренним совместительством. При этом в информационной базе 1С требуется хранить информацию обо всех должностях, которые занимает работник. Для этих целей используется справочник "Должности работника". Этот справочник является подчинённым к справочнику "Физические лица".

В справочнике «Должности работника» содержатся записи обо всех должностях, которые занимал или занимает работник за весь период своей работы на предприятии.

Должности работника
Справочник "Должности работника"

В справочнике «Должности работника» содержится такая информация:

  • Должность (должность, которую занимает работник, выбирается из справочника «Штатное расписание»).
  • Подразделение (подразделение, в котором работник выполняет свои должностные обязанности, выбирается из справочника «Подразделения»).
  • Оклад (величина месячного оклада, который установлен для работника).
  • Тариф (величина тарифа оплаты труда работника за один час работы).

Величины оклада и тарифа на оплату труда работника заполнять не обязательно. Тем не менее, когда проводится автоматическое заполнение документов, в которых начисляется заработная плата, то документы заполняются только теми работниками, в должностях которых проставлены величины оклада (для документа «Зарплата за рабочие дни») или тарифа (для документа «Зарплата за рабочие часы»).

Обратите внимание, что значения реквизитов «Оклад» и «Тариф» содержат периодические значения, что позволяет хранить историю изменения таких значений во времени. При этом следует учитывать, что новое значение оклада или тарифа следует устанавливать на дату, на которую новое значение уже будет использоваться. Скажем, если проводится начисление зарплаты по новому окладу, то значение нового оклада должно быть уже установлено по состоянию на начало месяца, в котором выполняется такое начисление.

Схемы налогов по страхованию

Если образно представить все варианты налогообложения по зарплате, то вырисовываются некие совокупности ставок налогов, сгруппированные по определённым признакам. Для того, чтобы вести учёт этих совокупностей, используется справочник «Схемы налогов по страхованию».

Схемы налогов
Справочник "Схемы налогов"

Для каждой схемы налогообложения указываются ставки налогов, которые удерживаются из зарплаты, и ставки налогов, которые начисляются на фонд оплаты труда.

Карточка схемы налогов
Карточка схемы налогов

Реквизиты, предназначенные для хранения ставок налогов, содержат периодические значения, поэтому если для отдельного налога меняется ставка, то новую ставку нужно устанавливать на дату, с которой начинает действовать такая новая ставка налога.

Документы для кадрового учёта

Как было отмечено выше, данные для кадрового учёта должны вводиться с особой осторожностью. В случаях, когда при вводе важной информации в справочники базы данных 1С требуется использовать средства контроля, применяются документы. Чтобы узнать, какие документы применяются для кадрового учёта на предприятии, прочитайте статью "Кадровые документы".

Эпилог

В статье описываются справочники, котрые используются для кадрового учёта в программе 1С. Статья содержит иллюстрации и комментарии.

Реклама:
Смотрите также:
Программа 1С не даёт сохранить отчёт
Удалить 1000 элементов справочника можно за 10 секунд
Учёт горюче-смазочных материалов в 1С