Начисление зарплаты в 1С

Как в 1С начислить зарплату, удержать налоги и посчитать отчисления в фонды?

Для начисления зарплаты в программе 1С используются разные виды документов:

  1. Зарплата по табелю
  2. Зарплата суммой
  3. Зарплата работника
  4. Зарплата бригады
  5. Путевой лист

Поскольку у бухгалтеров при начислении зарплаты возникают трудности при выборе правильного вида документа, то данная инструкция внесёт достаточную ясность по данному вопросу.

Заранее следует оговориться, что название некоторых видов документов не всегда полностью вмещает смысл действий, которые выполняет документ в программе. Но в данном случае следует учитывать, что разработчик при составлении наименований видов документов руководствовался принципом краткости и скорости визуального восприятия текста на экране монитора.

А понимание принципов выбора вида документа для начисления зарплаты в программе 1С:Предприятие следует начать с определения вида работы, которая оплачивается.

Вид работы

При выборе вида документа, которым нужно начислить зарплату в программе 1С, следует понимать, какая работа оплачивается. Поскольку учёт начисления зарплаты ведётся с целью обеспечения бухгалтерского учёта, то под видом работы понимается корреспондирующий счёт, на который будут отнесены затраты на оплату труда.

Далее приведены примеры различных видов работ, которые определяют разные счета списания затрат.

ДолжностьВид работыСчёт затрат
ДиректорУправление предприятием92
БухгалтерВедение учёта92
АгрономУправление растениеводством91
МеханизаторУборка зерна на собственном поле2311
МеханизаторУборка зерна на поле сторонней организации233
ВодительТекущий ремонт автомобиля2371
ВодительТехническое обслуживание автомобиля2372
РазнорабочийКапитальное строительство здания152
РазнорабочийРазгрузка приобретённых минеральных удобрений339

Также следует знать, что с целью облегчения и упрощения процедуры начисления зарплаты предусмотрен механизм автоматической подстановки затратного счёта.

Автоматическая подстановка счёта затрат

Можно утверждать, что для большинства работников действует правило, по которому расходы на оплату труда списываются на один постоянный счёт в разных учётных периодах. Например, зарплата бухгалтера каждый месяц списывается на счёт 92 «Административные расходы», а зарплата агронома постоянно списывается на счёт 91 «Общепроизводственные расходы». Данная закономерность определяется должностью, которую занимает работник. Ведь должность редко меняется в течение всего периода сотрудничества работника с предприятием.

Чтобы не заставлять бухгалтера каждый месяц задумываться над тем, что неизменно годами, в программе 1С было предусмотрено, что затратный счёт, на который списываются затраты по зарплате, определяется по должности работника.

Должности работника
Должности работника

В свою очередь, для каждой должности предусмотрено подразделение, к которому относится данная должность, как штатная единица. А в настройках подразделения установлен счёт, на который по умолчанию относятся затраты на оплату труда штатных единиц, принадлежащих данному подразделению.

Подразделения предприятия
Подразделения предприятия

Постоянный счёт списания затрат

Итак, можно наблюдать, что для большинства работников расходы на оплату их труда относятся постоянно на один и тот же счёт в каждом следующем отчётном периоде. Чтобы облегчить работу бухгалтера, можно выделить такой вид документа для начисления зарплаты, в котором достаточно выбрать только работника и его должность, а счёт для списания затрат программа определит автоматически. Документами, которые соответствуют указанному правилу, являются:

  • Зарплата по табелю
  • Зарплата суммой

Иначе говоря, при заполнении данных видов документов бухгалтер не выбирает и не может выбрать счёт, на который будут списаны затраты на оплату труда. Счёт будет определён программой автоматически по должности работника.

Описание порядка работы с указанными видами документов можно найти далее. А на данном этапе следует объяснить принципы выбора других видов документов для начисления зарплаты.

Типы затрат

Следует заметить, что все счета, которые используются для списания затрат на оплату труда, можно разделить на 2 группы в зависимости от методики дальнейшего распределения накопленных затрат.

Тип затратКоды счетов
1Затраты включаются в себестоимость конкретного актива.152, 2311, 233, 2371, 2372, 339
2Затраты списываются на финансовый результат или распределяются между множеством активов.91, 92, 93, 94

В предыдущем разделе говорилось о счетах, которые постоянно используются при списании затрат по зарплате. А после прочтения данного раздела можно сделать вывод, что в качестве постоянных счетов, которые используются при начислении зарплаты, используются такие счета, затраты с которых в дальнейшем списываются на финансовый результат или распределяются между множеством активов.

Затраты на зарплату включаются в стоимость актива

Тем не менее, в учёте возникают операции, когда расходы на оплату труда должны быть включены в себестоимость конкретного актива. Для примера, к таким конкретным активам относятся:

  • расходы на капитальный ремонт конкретных зданий;
  • расходы на выращивание конкретных культур;
  • расходы на оказание конкретных услуг конкретным сторонним организациям;
  • расходы на конкретные ремонтные работы с конкретными инвентарными объектами;
  • расходы на транспортировку конкретных закупленных материалов.

Следовательно, при учёте таких затрат возникает необходимость использовать такой вид документа, в котором бухгалтеру предоставляется возможность выбирать не только счёт, на который списываются затраты по оплате труда, но также и аналитику по конкретным активам. Для того, чтобы реализовать данное требование, в программе используются следующие виды документов:

  • Зарплата работника
  • Зарплата бригады
  • Путевой лист

Другими словами, в указанных видах документов бухгалтер не только может, но даже обязан указать счёт, на который будут списаны затраты на зарплату, а также выбрать аналитику по конкретным активам, в стоимость которых включаются затраты. При этом должность работника, которому начисляется зарплата, никак не влияет на счёт, на который будут списаны затраты на плату труда такого работника по данному документу.

А теперь рассмотрим порядок работы с видами документов, которыми проводится начисление зарплаты.

1. Документ «Зарплата по табелю»

Документом «Зарплата по табелю» следует пользоваться для начисления основной зарплаты, которая предусмотрена за выполнение основных должностных обязанностей.

Зарплата по табелю
Документ "Зарплата по табелю"

Под основной зарплатой понимается то вознаграждение за произведённый труд, для которого человек нанимался на работу. Например, для бухгалтера или агронома основная зарплата - это оклад за месяц. Для охранника и уборщицы основная зарплата – это тариф за час работы.

С механизаторами всё происходит по-другому, потому что механизаторам основная зарплата начисляется документом «Путевой лист», поэтому в рассказе о документе «Зарплата по табелю» речь о механизаторах идти не будет. Другое дело, что механизаторы могут привлекаться для прочих работ, зарплата за которые может начисляться документом «Зарплата по табелю».

Заполнение документа «Зарплата по табелю»

В шапке документа «Зарплата по табелю» следует заполнить такие реквизиты:

  • Дата начисления
  • Начисление (статья начисления зарплаты)

В табличной части документа «Зарплата по табелю» необходимо заполнить следующие реквизиты:

  • Работник
  • Должность (должность работника, на которой выполнена работа)
  • Метод (метод оплаты труда; оклад или тариф)
  • Цена (цена единицы работы; месячный оклад или часовой тариф)
  • Количество (количество произведённых единиц работы; количество часов для тарифа или количество дней для оклада)
  • Сумма (сумма зарплаты)

Реквизиты «Цена» и «Количество» нужно заполнить обязательно, иначе не заполнится реквизит «Сумма».

Методы заполнения документа «Зарплата по табелю»

Документ «Зарплата по табелю» можно заполнить двумя способами:

  • Вручную.
  • Автоматически (кнопка «Добавить»).

Чтобы заполнить документ «Зарплата по табелю» автоматически, нужно нажать кнопку «Добавить».

Заполнение документа по кнопке "Добавить"
Заполнение документа по кнопке "Добавить"

После нажатия на кнопку "Добавить" на экране появится контекстное меню из трёх пунктов:

  • Добавить по табелю
  • Добавить по окладу
  • Добавить по тарифу

Если выбрать пункт «Добавить по табелю», то в документ будут добавлены все работники, для которых в табельном учёте есть данные об отработанных днях или часах.

Если выбрать пункт «Добавить по окладу», то документ будет заполнен всеми работниками, которые на момент заполнения документа числятся в штате, и в должности которых установлен метод начисления «Оклад». Если в свойствах работника будет установлен флажок «Пропускать при начислении оклада», то данный работник будет пропущен при автоматическом заполнении по окладу.

Если выбрать пункт «Добавить по тарифу», то документ будет заполнен работниками, которые на момент заполнения документа числились в штате, и в должности которых установлен метод начисления «Тариф». Если в свойствах работника установлен флажок «Пропускать при начислении по тарифу», то такой работник будет пропущен при автоматическом добавлении работников по тарифу.

Карточка физического лица
Карточка физического лица

Алгоритм начисления зарплаты по окладу в документе «Зарплата по табелю»

Если в реквизите «Метод» выбрано значение «Оклад», то в реквизит «Цена» автоматически подставляется месячный оклад данного работника по данной должности. Автоматическая подстановка оклада произойдет в том случае, если сумма месячного оклада заполнена в свойствах должности работника. Если месячный оклад автоматически не заполнился, то значение в реквизит «Цена» можно ввести вручную. Затем указывается количество отработанных дней за месяц в реквизите «Количество».

Когда реквизиты «Цена» и «Количество» заполнены, программа умножает месячный оклад на количество отработанных дней и делит на общее количество рабочих дней месяца. Результат вычислений подставляется в реквизит «Сумма».

Алгоритм начисления зарплаты по тарифу в документе «Зарплата по табелю»

Если в реквизите «Метод» выбрано значение «Тариф», то в реквизит «Цена» автоматически подставляется тариф за один час работы, установленный для данного работника по данной должности. Автоматическая подстановка тарифа произойдет только в том случае, если сумма часового тарифа заполнена в свойствах должности работника. Если тариф автоматически не заполнился, то значение в реквизит «Цена» можно ввести вручную. Затем указывается количество отработанных часов за месяц в реквизите «Количество».

Когда реквизиты «Цена» и «Количество» заполнены, программа умножает часовой тариф на количество отработанных часов. Результат вычислений вставляется в реквизит «Сумма».

Статья затрат в документе «Зарплата по табелю»

Статья затрат на оплату труда (или источник начисления зарплаты) в документе «Зарплата по табелю» определяется на основании настроек, установленных в свойствах начисления (реквизит «Начисление»). В зависимости от настроек начисления статья затрат может выбираться автоматически по одному из следующих алгоритмов:

  • Если в настройке начисления установлен флажок «Дебетовать по подразделению», то затраты на оплату труда будут отнесены на счёт затрат того подразделения, к которому относится должность работника.
  • Если в настройке начисления флажок «Дебетовать по подразделению» не установлен, то затраты на оплату труда будут отнесены на счёт, указанный в настройках начисления.

В большинстве случаев в документе «Зарплата по табелю» используется начисление «Основная зарплата», в свойствах которого флажок «Дебетовать по подразделению» установлен.

Например, в документе выбрано начисление «Основная зарплата». Работник, которому начисляется зарплата, числится на должности «Бухгалтер». Должность «Бухгалтер» принадлежит подразделению «Администрация». А затраты на оплату труда работников администрации относятся на административные расходы.

Тем не менее, документ «Зарплата по табелю» можно использовать для начисления других видов доходов:

  • Зарплата за дни отпуска (метод – Тариф, количество – количество календарных дней отпуска, цена – однодневная заработная плата).
  • Пособие по временной нетрудоспособности (метод – Тариф, количество – количество дней нетрудоспособности, цена – однодневная заработная плата).
  • Компенсация за неиспользованный отпуск (метод – Тариф, количество – количество дней неиспользованного отпуска, цена – однодневная заработная плата).

Вышеуказанные начисления можно выполнять при условии, что в реквизит «Начисление» выбрано соответствующее начисление из справочника «Зарплатные начисления».

Например, в программе 1С работнику начисляется пособие по временной нетрудоспособности. В документе следует выбрать начисление «Больничные» (флажок «Дебетовать по подразделению» не установлен, и в качестве дебетового счёта выбран счёт учёта расчётов с фондом социального страхования по взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности). В таком случае расходы на выплату дохода работнику будут отнесены на счёт расчётов с фондом социального страхования.

В завершение рассказа о документе «Зарплата по табелю» следует обратить внимание на нюанс в работе с значением в реквизите «Метод». Если выбрано значение «Тариф», то в реквизит «Сумма» подставляется произведение значений из реквизитов «Количество» и «Цена». Если же в реквизите «Метод» выбрано значение «Оклад», то полученное произведение делится на количество рабочих дней месяца, в котором проводится начисление.

2. Документ «Зарплата суммой»

Документ «Зарплата суммой» в программе 1С предназначен для начисления дохода в виде простой суммы, которую никак не нужно рассчитывать в зависимости от количества выполненной работы.

Зарплата суммой
Документ "Зарплата суммой"

Например, документ «Зарплата суммой» целесообразно использовать для таких видов начислений:

  • Премия
  • Материальная помощь

Также с помощью документа «Зарплата суммой» можно проводить любые другие виды начислений, которые упоминались выше, в тех случаях, когда на момент составления документа известна сумма выплачиваемого дохода, и при этом нет необходимости проводить арифметические вычисления.

Быстрое заполнение документа «Зарплата суммой»

Если в документе «Зарплата суммой» нажать кнопку «Добавить», то можно выполнить несколько полезных операций, ускоряющих работу:

  • Добавить всех работников (в документ будут добавлены все работники, которые на момент заполнения документа числятся в штате).
  • Заполнить сумму (во всех строках колонки «Сумма» будет установлено конкретное число).

Естественно, документ «Зарплата суммой» можно заполнять и вручную.

3. Документ «Зарплата работника»

Документ «Зарплата работника» в программе 1С также предназначен для начисления зарплаты.

Зарплата работника
Документ "Зарплата работника"

Но документ «Зарплата работника» имеет одно важное отличие от документа «Зарплата по табелю». Если зарплата начисляется документом «Зарплата по табелю», то затраты по оплате труда относятся на счёт, который определяется по настройке статьи начисления. Следует отметить, что статья затрат, на которую относятся затраты по оплате труда в документе «Зарплата по табелю», определяется программой автоматически, и вручную изменить статью затрат в документе «Зарплата по табелю» невозможно.

Но иногда возникают ситуации, когда расходы на оплату труда отдельного работника нужно отнести не на стандартную статью расходов, а на другую статью. Например, премию, которая выплачивается механизаторам-трактористам, в отдельных случаях нужно отнести на административные расходы, но не на производственные расходы. Именно в таких случаях, когда нужно отнести затраты на оплату труда на нестандартную статью расходов, нужно использовать документ «Зарплата работника».

Примеры других хозяйственных операций, при которых необходимо использовать документ «Зарплата работника» для начисления зарплаты:

  • Оплата за разгрузку материалов, поступивших от поставщика.
  • Оплата за капитальный ремонт основного средства.
  • Оплата за текущий ремонт транспортного средства.
  • Оплата за работу, не связанную с должностными обязанностями работника.

Документ «Зарплата работника» заполняется на каждого работника отдельно.

Заполнение документа «Зарплата работника»

В документе «Зарплата работника» необходимо заполнить следующие реквизиты:

  • Дата документа
  • Работник
  • Должность
  • Начисление (статья начисления зарплаты)

В табличной части документа «Зарплата работника» необходимо заполнить такие реквизиты:

  • Расходы (статья затрат)
  • Субконто (аналитика к статье затрат)
  • Часы (количество отработанных часов)
  • Тариф (часовой тариф на работу)
  • Сумма (сумма начисленной зарплаты)
  • Примечание (краткое описание выполненной работы)
  • Прибыль (статья валовых расходов для налогового учёта зарплаты)

Из приведённого перечня реквизитов видно, что в документе «Зарплата работника» также имеется возможность проводить арифметические расчёты, при которых цена единицы работы умножается на количество выполненной работы.

Создавать документ «Зарплата работника» целесообразно на основании бумажного документа «Наряд на выполнение работ», который составляется для каждого работника индивидуально.

В завершение рассказа об электронном документе «Зарплата работника» следует напомнить, что в большинстве случаев счёт затрат по оплате труда работника совпадает со счётом затрат, на который по умолчанию относятся зарплатные расходы по подразделению, к которому относится должность такого работника. Поэтому предпочтительней использовать документы «Зарплата по табелю» или «Зарплата суммой». То же относится и к начислению пособий по временной нетрудоспособности.

4. Документ «Зарплата бригады»

Иногда отдельный вид работ выполняет группа работников. Например, несколько работников разгружают приобретённые материалы или ремонтируют транспортное средство. В учёте зарплату нужно начислить разным работникам, но затраты по зарплате нужно отнести на один конкретный актив. В таких случаях в программе 1С целесообразно использовать документ «Зарплата бригады».

Зарплата бригады
Документ "Зарплата бригады"

Заполнение документа «Зарплата бригады»

При заполнении документа «Зарплата бригады» используются те же правила и методы, что и при заполнении документа «Зарплата работника». Отличие состоит лишь в том, что в документе «Зарплата работника» можно указать разные работы для одного работника, а в документе «Зарплата бригады» указывается один вид работы для разных работников. Все остальные реквизиты имеют то же предназначение.

5. Документ «Путевой лист»

В данной инструкции документ «Путевой лист» подробно не описывается, поскольку целью данной инструкции является обучение бухгалтера пониманию методов правильного выбора вида документов для начисления зарплаты в программе 1С. Поэтому следует лишь коротко заметить, что в документе «Путевой лист» зарплата начисляется по одному работнику, а затраты по зарплате могут быть списаны на разные затратные счета.

Путевой лист грузового автомобиля
Путевой лист грузового автомобиля

Например, если по одному путевому листу грузовой автомобиль использовался для перевоза собранного урожая с поля от комбайна на элеватор, то зарплата водителя за выполнение такой работы будет отнесена на счёт "Растениеводство". Если в тот же день водитель перевозил приобретённые минеральные удобрения со склада поставщика на склад предприятия, то зарплата за такую работу будет отнесена на счёт "Калькуляция приобретённых материалов". На каждый вид работ в документе "Путевой лист" необходимо заполнять отдельную строку с соответствующим заполнением реквизитов по строке.

Журнал начисления зарплаты

Документы начисления зарплаты, о которых шла речь в этой инструкции, находятся в журнале «Начисление зарплаты», который можно открыть через меню «Журналы – Зарплата – Начисление зарплаты» или через соответствующую пиктограмму на панели инструментов программы 1С:Предприятие.

Журнал начисления зарплаты
Журнал "Начисление зарплаты"

В журнале "Начисление зарплаты" выводится список всех документов, которыми производится начисление зарплаты в интервале периода, установленного для журнала. В журнале можно увидеть следующие данные:

  • Дата и время проведения документа.
  • Наименование документа, которым было выполнено начисление зарплаты.
  • Порядковый номер документа.
  • Сумма документа.
  • Автор документа (пользователь, который редактировал документ последним).

Колонка "Начисление" носит универсальный характер, потому что в ней выводится информация в зависимости от вида документа. Как правило, если документ предназначен для начисления зарплаты по одному работнику, то в колонке "Начисление" выводится фамилия такого работника. Если же документ предназначен для начисления зарплаты нескольким работникам, то в колонке "Начисление" выводится другая полезная информация (например, вид начисления или статья затрат).

Документ «Зарплатное удержание и отчисление»

Также в журнале «Начисление зарплаты» находится документ «Зарплатные удержания и отчисления».

Зарплатное удержание и отчисление
Документ "Зарплатное удержание и отчисление"

Документ «Зарплатное удержание и отчисление» предназначен для таких расчётов:

  • Расчёт налога на доходы физических лиц.
  • Расчёт общегосударственных удержаний из дохода физических лиц.
  • Расчёт общегосударственных отчислений от фонда оплаты труда.

Все расчёты проводятся при проведении документа в полностью автоматическом режиме. Бухгалтер должен следить лишь за тем, чтобы документ «Зарплатное удержание и отчисление» был введён в базу данных в каждом календарном месяце.

Эпилог

В инструкции рассказано о документах, с помощью которых выполняется начисление заработной платы в программе 1С:Предприятие. Особо отмечено, что используется несколько видов документов для начисления заработной платы в зависимости от вида хозяйственной операции или с целью создания наиболее удобных условий работы для бухгалтера, выполняющего начисление зарплаты. Все указанные документы проводят начисление дохода физических лиц предприятия, и тем самым кредитуют счёт "Расчёты с работниками по оплате труда". В конце месяца проводится один документ "Зарплатное удержание и отчисление", который в автоматическом режиме сначала определяет сумму всех доходов работника в разрезе корреспондирующих счетов, элементов аналитики и статей затрат, а после этого выполняет расчёт и проведение удержаний из зарплаты и отчислений в фонды.

В инструкции даны рекомендации по оптимальному заполнению документов, а также приведены образцы заполнения электронных форм документов по начислению зарплаты в программе 1С:Предприятие.

Реклама:
Смотрите также:
Учёт и выписка доверенностей
Принципы оформления документов при продаже товаров
Отличие порядка сортировки от системного
Ремонт основных средств