События клиента в 1С

Как в 1С учитывать звонки и встречи с клиентами?

Скажите, что Вы делали 20 февраля 2006 года? Неужели не помните? Наверно, в этот день Вы с кем-то встречались, что-то говорили... А что именно, помните? Думаю, что нет.

А представьте, что Вы общаетесь со своими клиентом уже который месяц или год, и Вам необходимо восстановить в своей памяти хронологию всех взаимоотношений с клиентом вплоть до даты встречи и темы разговора. Считаете, это невыполнимая задача? Позвольте, я Вам расскажу об одном методе учёта событий по клиенту, который значительно облегчит Ваш труд? Фактически, его можно рассматривать как элемент системы CRM.

План статьи:

Документ "Событие"

Документ "Событие клиента" предназначен для сохранения в базе любого события, которое произошло в ходе Ваших взаимодействий с клиентом и которое Вы сочтёте целесообразным сохранить в памяти для последующего анализа. Имейте в виду, что речь идёт о событиях, которые не влекут за собой составление каких-либо хозяйственных документов и меняют состояние взаиморасчётов с клиентом.

Документ "Событие клиента"
Документ "Событие" имеет такие реквизиты:
  • Номер (внутренний регистрационный номер документа).
  • Дата (дата события)
  • Событие (вид события; например, звонок, встреча, электронное письмо)
  • Клиент (наименование клиента).
  • Лицо (должностное лицо клиента, с которым связано событие).
  • Присоединить (ссылка на внешний документ, который был передан клиенту).
  • Инфо (текстовое поле, в которое можно ввести любую информацию о событии)

Хочу Вам рассказать о некоторых приятных полезностях, которые настроены для документа "События".

Планирование событий

Как было замечено ранее, в базе хранятся данные только о совершённых событиях. Но в работе с клиентами приходится определённые события ещё и планировать.

Для планирования событий по клиенту мы задействуем программу MS Outlook, в которой есть встроенный механизм под названием "Задачи". Для того, чтобы создать новую задачу в MS Outlook, нужно нажать кнопку "Сервис" и в выпавшем меню выбрать пункт "Создать задачу в MS Outlook". После этого будет создана задача, и в намеченное время Вы получите извещение о необходимости совершить запланированное ранее действие.

Отправка электронных писем

Если Вы обратили внимание, событие клиента может сопровождаться передачей ему определённого документа. Это может быть коммерческое предложение или проект договора, который Вы отправляете клиенту по электронной почте.

Для того, чтобы быстро отправить электронное письмо тогда, когда Вы уже создали документ "Событие", Вам нужно сделать два действия:

  • указать файл, который Вы хотите отправить вместе с электронным письмом (это можно сделать, если нажать на кнопочку, расположенную в правом конце поля "Присоединить", и выбрать пункт "Выбрать");
  • в меню кнопки "Сервис" выбрать пункт "Отправить электронное письмо".

В результате проведённых действий, в MS Outlook будет создано электронное письмо. К письму будет прикреплён указанный Вами файл. В поле темы письма будет вставлен текст, состоящий из наименования предприятия и должностного лица, которому адресовано письмо. А в поле текста письма будут вставлены фамилия, имя и отчество получателя письма, чтобы Вам было удобнее составить сопроводительный комментарий.

Если на Вашем компьютере программа MS Outlook не установлена, то электронное письмо будет создано в программе, являющейся почтовым клиентом по умолчанию.

Просмотр прикреплённых файлов

Если Вы откроете документ "Событие", который был введён в базу, скажем, по случаю отправки клиенту электронного письма с коммерческим предложением, то Вы сможете быстро просмотреть само коммерческое предложение, не делая лишних движений.

Для того, чтобы быстро просмотреть файл, прикреплённый к сообщению, нужно кликнуть на кнопочке поля "Присоединить" и в выпавшем меню выбрать пункт "Открыть". В результате файл будет открыт в ассоциированном приложении.

Правда, удобно?

Журнал "События"

Журнал "События" служит для накопления документов "Событие".

Журнал "События клиентов"
Журнал "События клиентов"

В журнале отображаются такие данные:

  • Дата (дата события).
  • Время проведения документа.
  • Номер (внутренний регистрационный номер события).
  • Клиент.
  • Событие (вид события).
  • Инфо (текстовой комментарий события).
  • Автор (пользователь, составивший документ).

Отчёт "События клиента"

Для того, чтобы просмотреть все события за определённый период, нужно построить отчёт "События клиента".

Отчёт "События клиента"
Отчёт "События клиента"

В отчёт выводится такая информация:

  • Дата (дата события).
  • Документ (документ, зафиксировавший событие).
  • Событие (вид события).
  • Сумма (сумма операции, если событие выражается в денежной форме).
  • Комментарий (текстовой комментарий к событию).
  • Пользователь (пользователь, создавший документ события).

Из отчёта можно легко открыть документ, послуживший основанием для события. Достаточно дважды кликнуть на строке отчёта.

Если в колонке "Событие" текст представлен в виде гиперссылки (выделен синим цветом и подчёркнут), то это означает, что к данному событию был прикреплён файл. Чтобы просмотреть прикреплённый к событию файл в ассоциированном приложении, достаточно дважды кликнуть на ссылке.

Отчёт можно построить по всем клиентам или по клиентам, которые будут выбраны в список "Клиенты" при настройке отчёта.

Настройка отчёта "События клиента"
Настройка отчёта "События клиента"

Также интересной особенностью отчёта является флаг "Включать все документы". Если флаг не отмечен, то в отчёт попадут только события по клиенту, введённые документами "Событие". А если флажок отмечен, то в отчёт попадут все события по клиенту, в том числе:

  • подписанные договора;
  • выставленные счета-фактуры;
  • события, которые повлекли за собой изменение задолженности клиента (банковские платежи, расходные накладные и другие хозяйственные документы)

В настройках отчёта можно указать тип операций, документы по которым будут выводиться в отчёт. За этот параметр отвечает реквизит "Роль". Например, можно вывести в отчёт только приходные (по поставщикам) или только расходные (по покупателям) документы.

Эпилог

Вот видите? Оказывается, не так уж сложно узнать, как складывались Ваши отношения с клиентом, скажем, год назад. Достаточно правильно организовать учёт событий по клиентам.

Реклама:
Смотрите также:
Управление взаимоотношениями с клиентами
Формирование архивной копии спасёт базу данных 1С
Пройти без пароля в информационную базу 1С
Спаривание информационных баз 1С