Счёт-фактура в 1С

Как в 1С оформить счёт-фактуру?

Если классифицировать все хозяйственные операции по способу расчёта, то мы получим две группы:

  1. Расчёты в денежной форме
  2. Расчёты в натуральной форме

Помню, на заре независимости, когда денег катастрофически не хватало, был очень распространён бартер. Бартер - это форма расчёта за товары и услуги, при которой не используются деньги. Бартер ещё можно назвать простым и понятным словом "обмен". Как проводился такой обмен или бартер? Например, отгрузил машиностроительный завод автомобили, а взамен получил вагон сахара-песка. Поработал токарь Иванов месяц на токарном станке, а в конце месяца в виде зарплаты получил два мешка сахара.

И не только токарю Иванову, но и государству такой бартер очень не нравился. И не только потому, что бартер, по сути, отбрасывает национальную экономику в эпоху натурального производства. Если подавляющее количество сделок на рынке будут проводиться на основе бартера, то отпадает необходимость в деньгах. Если деньги не требуются, то ценность денег падает, из-за чего в стране растёт инфляция. А говоря о значимости денег вообще, следует заметить, что деньги - это не только средство расчёта, но ещё и атрибут государства. Нет денег - государство не существует. Поэтому было несколько лет, когда бартер в Украине был запрещён.

К счастью, сегодня в Украине с деньгами стало намного лучше. И хотя денег всегда не хватает, но подавляющее большинство хозяйственных операций в народном хозяйстве Украины проводится на денежной основе. А поскольку покупатель платит деньги продавцу, то однажды продавец выставляет покупателю счёт-фактуру. Вот о счёте-фактуре мы и поговорим.

Определение счёта-фактуры

Счёт-фактура - это хозяйственный документ, на основании которого проводятся денежные расчёты покупателя с продавцом товаров или исполнителя с заказчиком работ и услуг.

Печатная форма дкумента "Счёт расходный"
Печатная форма документа "Счёт расходный"

Лично я привык думать, что счёт-фактура является документом, на основании которого покупатель проводит оплату продавцу. Но выше было практически доказано, что счёт-фактура во многом заменяет хозяйственный договор, а потому может иметь более широкое значение, чем просто основание для платежа.

Электронный документ "Счёт расходный"

В программе "1С:Предприятие" для работы со счетами-фактурами используется документ "Счёт расходный". Внешний вид формы электронного документа можно видеть на картинке.

Документ "Счёт-расходный"
Документ "Счёт расходный"

Для удобства все реквизиты сгруппированы по закладкам формы документа. В правом верхнем углу формы счёта-фактуры выводятся итоговые суммы по колонкам "Сумма без НДС", "Сумма НДС" и "Сумма с НДС".

Надеюсь, предназначение таких реквизитов документа, как "Клиент", "Договор" и "Статья НДС", понятно. Отдельно расскажу о тех реквизитах, которые, на мой взгляд, могут вызвать вопросы.

Скидка

В счёте-фактуре есть возможность задавать скидку как для всего документа, так и для отдельной строки. Если в документе используется скидка в шапке и в строке, то размер скидки для отдельной строки рассчитывается как сумма значений скидок.

Методика работы с ценами в документе такова, что на практике значение цены не редактируется (а в отдельных случаях даже блокируется от редактирования). Цена товара указывается в его свойствах в торговой валюте. В табличную часть попадает произведение цены товара на текущий курс торговой валюты. А продажная стоимость корректируется значениями скидок.

В системе также предусмотрено сохранение величины скидки для каждого покупателя, благодаря чему при составлении нового счёта-фактуры в реквизит "Скидка" по умолчанию подставляется скидка, установленная для данного покупателя.

Табло остатков

При выставлении счёта-фактуры менеджеру крайне важно знать о наличии продаваемого товара. Ситуаций может быть несколько. Например, организация имеет несколько складов, а покупатель хочет забрать товар только на конкретном складе. Если проданного товара на удобном для покупателя складе нет, значит менеджеру нужно провести мероприятия по перемещению товара между складами. Если оплаченного товара нет вообще, значит товар необходимо срочно покупать, а менеджеру по продажам необходимо подготовить заявку для менеджеров по закупке или для логистиков. В любом случае, в счёте-фактуре удобно видеть остатки товаров. Это позволит менеджеру по продажам, который выставляет счёт, принимать своевременные решения в работе с товарными остатками.

Табло остатков в счёте-фактуре
Табло остатков в счёте-фактуре

В табло остатков, которое имеется в форме счёта-фактуры, менеджер по продаже может видеть данные об остатке товаров на складах организации. Но в работе с табло остатков следует учитывать один важный нюанс. Дело в том, что в табло остатков данные выводятся на текущий момент времени. Не буду вникать в тонкости работы с регистрами остатков в программе 1С, а просто скажу, что метод извлечения остатков на текущий момент времени позволит работать в программе 1С быстро и без подвисаний программы. Поэтому выводя в табло текущие остатки товаров, мы имеем большой плюс по скорости работы программы 1С.

Но иногда описываемая особенность может сыграть с менеджером злую шутку. Например, менеджер только что начал выписывать счёт-фактуру, добавляет в табличную часть документа товары и попутно анализирует наличие товаров на складе. Поскольку работа с товарными остатками проводится текущим временем, то выводимые в табло текущие остатки товаров будут актуальными. Но если менеджер откроет данный счёт через неделю, то в табло будут отображаться остатки не на дату выставления счёта, а те остатки, которые будут являться текущими на момент открытия электронной формы счёта-фактуры, то есть через неделю после выставления счёта-фактуры.

Для того, чтобы определить остатки товаров на момент выставления счёта-фактуры, в электронной форме документа рядом с табло остатков используется кнопка "Срочно". При нажатии на кнопку "Срочно" открывается модальное диалоговое окошко с таблицей складских остатков на момент составления счёта-фактуры или, если быть совсем точным, на момент его записи в базу данных. Анализируя остатки товаров на момент выставления счёта-фактуры, можно разобраться в мотивах совершённых действий, которые менеджер, выставивший счёт, совершил в прошлом. Речь идёт о резервировании товаров на складах, о перемещении товаров между складами или о заказе недостающих товаров у поставщиков.

Курс торговой валюты

В системе используется такая величина, как торговая валюта. Цены на товары хранятся в базе именно в этой торговой валюте. Соответственно, продажная цена товара в национальной валюте рассчитывается, как произведение учётной цены товара на курс торговой валюты на день продажи. Если меняется торговая политика предприятия, то не нужно будет менять цены на все товары, потому что будет достаточно поменять лишь курс торговой валюты.

Закладка "Торговля" в форме счёта-фактуры
Закладка "Торговля" в форме счёта-фактуры

Учётная цена товара устанавливается в торговой валюте и хранится в свойствах товара. При составлении нового счёта-фактуры значение курса торговой валюты подставляется в реквизит "Курс торговой валюты" автоматически и может быть отредактировано пользователем при необходимости.

Наценка за доставку, Прочие наценки

Условиями договора купли-продажи может быть предусмотрено, что расходы по доставке товара от поставщика к покупателю оплачивает покупатель. В таком случае поставщик может включать стоимость доставки в продажную стоимость товара. Помимо расходов на доставку, поставщик может нести и другие расходы.

Чтобы включить сумму накладных расходов в стоимость товара, нужно указать сумму накладных расходов в соответствующих реквизитах счёта-фактуры. Суммы, введённые в реквизиты "Наценка за доставку" и "Прочие наценки" равномерно распределяются между всеми товарами, указанными в табличной части счёта-фактуры.

Срок действия счёта-фактуры

В печатной форме счёта-фактуры поставщик указывает дату, по которую для покупателя действуют условия, указанные в счёте-фактуре. Поставщик тем самым гарантирует, что в течение указанного срока действия счёта-фактуры не будет меняться стоимость товара, а также то, что указанный в документе товар будет зарезервирован за покупателем на складе поставщика.

Чтобы указать срок действия счёта-фактуры, необходимо конечную дату действия выставляемого счёта-фактуры указать в реквизите "Срок действия счёта-фактуры".

Событие налога на прибыль и НДС

В соответствии с налоговым законодательством Украины, налог на прибыль и налог на добавленную стоимость рассчитываются по первому событию (отгрузка или оплата, в зависимости от того, какое событие произошло раньше). Это положение действует для большинства налогооблагаемых операций. Но в отдельных случаях, установленных налоговым законодательством, действуют другие условия, и налог может считаться или только по отгрузке, или только по поступлению денег. Именно для таких случаев и предусмотрена возможность ручного изменения порядка определения события для расчёта налогов.

Настройки налогового учёта в счёте-фактуре
Настройки налогового учёта в счёте-фактуре

В счёте-фактуре указывается метод определения события для расчёта налогов по данной операции. Это следует учитывать, потому что счёт-фактура является первым звеном в цепочке расходных документов (расходная накладная или банковская выписка).

Метод расчёта налогов устанавливается в настройках фирмы, по которой ведётся учёт. Но если для отдельного клиента действует другой метод определения налогового события, то такой метод устанавливается в свойствах данного клиента. Соответственно, при создании нового счёта-фактуры реквизиты событий расчёта налогов заполняются автоматически путём подставления значений или из свойств фирмы, или из свойств клиента.

Расчётный счёт

У продавца может быть несколько расчётных счетов, на которые он принимает безналичные денежные средства, поступающие от покупателей. Поэтому в счёте-фактуре, как в основании для платежа, необходимо указать реквизиты расчётного счёта, на который покупатель должен перечислить деньги.

Выбор расчётного счёта продавца в счёте-фактуре
Выбор расчётного счёта продавца в счёте-фактуре

Расчётный счёт, на который продавец желает получить деньги от покупателя, необходимо выбрать в реквизите "Расчётный счёт". В реквизите указывается тот расчётный счёт, банковские реквизиты которого будут отображаться в печатной форме счёта-фактуры.

На практике такой ручной выбор значения реквизита "Расчётный счёт" делать не требуется, поскольку значение реквизита "Расчётный счёт" подставляется из свойств фирмы.

Текст примечания

Реквизит "Текст примечания" используется для ввода текста сообщения, который необходимо вывести в печатную форму счёта-фактуры. Текст сообщения предназначается для получателя данного счёта-фактуры.

Скажем, в тексте примечания можно указать представителя покупателя, которому непосредственно адресуется счёт-фактура (например "Главному инженеру Иванову Ивану Ивановичу"). Либо можно указать особые условия арифметических расчётов, проведённых при расчёте стоимости товара (например, можно указать величину скидки, которая была предоставлена покупателю).

Журнал "Счета расходные"

Документы "Счёт расходный" накапливаются в журнале "Счета расходные".

Журнал расходных счетов-фактур
Журнал "Счета расходные"

Журнал имеет такие колонки:

  • Дата и номер расходного счёта-фактуры.
  • Клиент, которому выдан счёт-фактура.
  • Дата оплаты счёта-фактуры покупателем (если счёт-фактура не оплачен, то выводится пустое значение).
  • Сумма счёта-фактуры.
  • Автор (пользователь, который последним сохранил документ).

В форме журнала расходных счетов-фактур можно видеть список подчинённых документов для выбранного счёта-фактуры. Находясь в форме журнала расходных счетов-фактур, можно нажать на кнопку "Сервис" (находится внизу формы журнала) и быстро выполнить некоторые полезные функции:

  • Сформировать документы на отгрузку товара.
  • Сформировать документы на резервирование товара.
  • Сформировать отчёт по товарам, которые были выставлены по данному счёту, но ещё не отгружены покупателям.

Ведомость расходных счетов-фактур

Для того, чтобы распечатать ведомость расходных счетов-фактур, нужно воспользоваться универсальным отчётом "Ведомость документов". Для того, чтобы составить отчёт, нужно:

  1. В списке видов документов отчёта отметить галочкой значение "Счёт расходный".
  2. В настройках отчёта указать критерии отбора документов.

Используя отчёт "Ведомость документов" для создания ведомости расходных счетов-фактур, можно, для примера, формировать такие варианты отчётов:

  • Ведомость расходных счетов-фактур по данному клиенту.
  • Ведомость расходных счетов-фактур по клиентам, обслуживаемым данным менеджером.
  • Ведомость расходных счетов-фактур, выставленных данным пользователем.

Подробнее об отчёте "Ведомость документов" можно прочитать в специальной статье.

Эпилог

В статье наглядно и доходчиво рассказано о методике работы со счетами-фактурами в программе 1С. Для полноты освещения темы работы со счетами-фактурами затронуты вопросы, касающиеся юридического оформления хозяйственных операций между продавцом и покупателем.

Реклама:
Смотрите также:
Групповое изменение документов в базе 1С
Построение справочников для кадрового учёта
Бухгалтерский учёт очистки зерна на элеваторе в программе 1С
Очевидные преимущества жидкокристаллических мониторов