Договоры в 1С

Как учитывать договоры на продажу товаров и услуг в 1С

В этой статье я расскажу о конфигурации, которая была написана непосредственно для учёта договоров. Конфигурация так и называется "Договоры". Учёт договоров в конфигурации организован для неограниченного количества фирм в рамках одного офиса и, соответственно, одной программы. Сами договоры составляются в формате документов MS Word и хранятся в отдельной папочке на жёстком диске.

Кому конфигурация "Договоры" пригодится? Во-первых, она подойдёт любой организации, в которой секретарь регистрирует договоры в электронном виде. Во-вторых, некоторые владельцы бизнесов создают для каждой деятельности отдельную фирму. В результате, в одном офисе территориально могут находиться несколько фирм, а секретарю нужно вести учёт договоров по всем этим фирмам. В-третьих, иногда владельцы бизнесов предпочитают каждый финансовый год закрывать старые фирмы и открывать новые. В таком случае, на хрупкие плечи секретаря в начале года ложится нелёгкая работа по срочному составлению договоров со старыми клиентами, но уже с реквизитами новой фирмы.

Изюминкой конфигурации является возможность быстрого создания договоров в MS Word полностью автоматизированным способом. Впрочем, обо всём - по порядку.

План статьи:

Итак.

Фирмы

Учёт фирм ведётся в справочнике "Фирмы". Список фирм можно отсортировать по коду или по наименованию фирмы.

Справочник "Фирмы"
Справочник фирм

В карточке фирмы на закладке "Данные" указываются такие реквизиты:

  • Наименование фирмы (наименование элемента справочника).
  • Полное наименование фирмы (полное наименование фирмы в соответствии с регистрационными документами).
  • Префикс номера договора (используется при нумерации договоров).
  • Предок (фирма, для которой данная фирма является преемником).
Реквизиты фирмы на закладке "Данные"
Реквизиты фирмы на закладке "Данные"

В карточке фирмы на закладке "Реквизиты" указываются следующие данные:

  • Должностное лицо (должностное лицо фирмы, которое подписывает договоры).
  • Идентификационный код (код ЕГРПОУ для юридических лиц или идентификационный код для физических лиц).
  • Банковские реквизиты.
  • Юридический адрес.
Данные фирмы на закладке "Реквизиты"
Данные фирмы на закладке "Реквизиты"

Клиенты

Учёт клиентов ведётся в справочнике "Клиенты". В контексте системы клиентами называются как покупатели, так и поставщики. Справочник имеет многоуровневую структуру, поэтому в нём можно группировать клиентов в желаемом порядке. Список клиентов также можно отсортировать по коду или по наименованию клиента.

Справочник "Клиенты"
Справочник клиентов

В реквизитах клиента на закладке "Данные" указывается такая информация:

  • Наименование клиента (наименование элемента справочника).
  • Полное наименование клиента (полное наименование клиента в соответствии с регистрационными документами).
  • Бизнес (владелец клиента).
  • Идентификационный номер.
Реквизиты клиента
Реквизиты клиента на закладке "Данные"

На закладке "Реквизиты" указываются следующие данные:

  • Должностное лицо, заключающее договор.
  • Должность должностного лица.
  • Документ, на основании которого действует должностное лицо.
  • Банковские реквизиты.
  • Юридический адрес.
Реквизиты клиента
Данные клиента на закладке "Реквизиты"

Журнал "Договоры"

Журнал договоров предназначен для хранения документов договоров. Журнал настроен таким образом, что договоры по каждой фирме сгруппированы на отдельных закладках.

Журнал договоров
Журнал договоров

В форме журнала имеются такие данные:

  • Дата составления договора.
  • Номер договора.
  • Клиент, с которым составлен договор.
  • Статус договора (информация о том, находится ли договор в данный момент на подписании или уже подписан).
  • Фирма, от имени которой составлен договор.

Не лишним будет уточнить, что сами печатные формы договоров хранятся в специальной папочке на жёстком диске компьютера в файлах MS Word. Те документы договоров, которые хранятся в базе, являются, по сути, лишь записями в журнале регистрации договоров.

Документ "Договор"

Документ "Договор" предназначен для ввода данных о регистрации договора в базу данных.

Документ "Договор"
Документ "Договор"

В форме договора имеются такие реквизиты:

  • Поставщик (наша фирма)
  • Клиент
  • Номер и дата договора
  • Тип договора
  • Примечание к договору
  • Путь к файлу договора.
  • Флажок "Подписан" (отметка о подписании договора).

Для удобства восприятия информации в форму документа "Договор" выводится подробная информация о клиенте:

  • Полное наименование
  • Бизнес (владелец бизнеса)
  • Идентификационный код
  • Расчётный счёт
  • Банк
  • Менеджер
  • Отсрочка оплаты (в днях).

Надеюсь, предназначение основных реквизитов документа "Договор" понятно. Расскажу лишь о тех, которые, на мой взгляд, требуют пояснения.

Тип договора
Под типом договора понимаются такие разновидности договоров, как, например, договор поставки или договор комиссии. В настройках типа договора указывается, какую роль играет фирма в хозяйственной операции (поставщик или покупатель), а также указывается путь к шаблону договора.
Путь к файлу договора
Есть возможность в документе "Договор" хранить путь к файлу договора. Это удобно в тех случаях, когда, работая с документами, нужно посмотреть сам текст договора. При необходимости, файл договора можно открыть из 1С.

Отчёты по договорам

Отчёты предназначены для графического отображения информации, накопленной в базе.

В конфигурации "Договоры" предусмотрены такие отчёты:

  • Ведомость договоров
  • Клиенты менеджера
  • Печать справочника

Отчёт "Ведомость договоров"

Отчёт "Ведомость договоров" предназначен для графического отображения журнала регистрации договоров. Печатную форму отчёта можно распечатать или сохранить.

Печатная форма отчёта "Ведомость договоров"
Печатная форма отчёта "Ведомость договоров"

При настройке отчёта можно указать такие критерии отбора договоров:

  • Период (временной интервал, за который выбираются договоры).
  • Статус договора (подписанные договоры, неподписанные договоры, все договоры).
  • Фирма.
  • Клиент.
  • Бизнес, к которому принадлежит клиент.
  • Менеджер, обслуживающий клиента.
  • Период, за который формируется отчёт.
Настройки отчёта "Ведомость договоров"
Настройки отчёта "Ведомость договоров"

Отчёт "Клиенты менеджера"

Отчёт "Клиенты менеджера" предназначен для графического отображения списка клиентов, которые закреплены за менеджером. Печатную форму отчёта можно распечатать или сохранить.

Печатная форма отчёта "Клиенты менеджера"
Печатная форма отчёта "Клиенты менеджера"

В печатную форму отчёта выводятся такие данные:

  • Клиент.
  • Полное наименование клиента.
  • Бизнес, к которому относится клиент.
  • Период отсрочки оплаты (в днях)

При настройке отчёта следует указать менеджера, по которому формируется отчёт.

Настройка отчёта "Клиенты менеджера"
Настройки отчёта "Клиенты менеджера"

Отчёт "Ведомость справочника"

Отчёт "Ведомость справочника" предназначен для распечатки данных любого справочника, который ведётся в базе. При помощи этого отчёта можно, например, быстро сформировать список реквизитов или телефонов клиентов.

При настройке отчёта нужно указать такие данные:

  • Справочник, по которому формируется отчёт.
  • Реквизиты справочника, которые будут выводиться в отчёт.
  • Дата, на которую будут браться значения периодических реквизитов справочника.
  • Группа справочника, из которой будут выбираться элементы справочника.
  • Флаг "Выводить в порядке кодов", отвечающий за принцип сортировки при выведении элементов справочника.
  • Прочие параметры, облегчающие работу с отчётом.

Форму отчёта можно распечатать или сохранить. Подробнее об отчёте "Ведомость справочника" можно прочитать в соответствующей статье.

Создание договора в MS Word

Как я уже говорил выше, сам договор хранится на жёстком диске компьютера в файле MS Word. Создавать новые файлы договоров можно двумя способами:

  • На основании шаблона договора.
  • На основании предыдущего договора.
Выбор метода создания нового договора
Выбор метода создания нового договора

Процедура создания нового договора в MS Word следующая. Сначала секретарь создаёт новый документ "Договор" и заполняет все его необходимые реквизиты. Затем нужно нажать на кнопку "Сервис" (внизу формы документа) и выбрать желаемый метод создания нового договора. После этого, буквально через несколько секунд, новый договор будет создан и появится на экране монитора. Файл нового договора будет открыт в режиме "Для чтения", поэтому его нужно будет сохранить под новым именем.

Рассмотрим методы создания договоров в формате MS Word более подробно.

Создание нового договора на основании шаблона

Для создания нового договора по шаблону необходимо выполнение таких условий:

  • Наличие шаблона договора в формате MS Word.
  • Указание ссылки на шаблон договора в настройках списка видов договоров.
  • Заполнение реквизитов фирмы.
  • Заполнение реквизитов клиента.

Удобство такого метода создания нового договора очевидно. Достаточно лишь один раз настроить шаблон договора, и каждый следующий договор создаётся за считанные секунды.

Шаблон договора
Шаблон договора

Создание нового договора на основании предыдущего

Создавать новые договоры таким методом целесообразно в случаях, когда владелец на каждый финансовый год создаёт новую фирму, а старую закрывает. При таком режиме работы в новом финансовом году клиенты остаются прошлогодние, а фирма-поставщик уже новая, поэтому нужно в начале года переделать все договоры.

Для создания нового договора из предыдущего необходимо выполнение таких условий:

  • Наличие старого договора с клиентом в формате MS Word.
  • Сохранение условий прошлогоднего договора в договоре нынешнего года.
  • Заполнение реквизитов новой фирмы.
  • Заполнение реквизитов фирмы-предшественника (предка)
  • Указание в настройках новой фирмы ссылки на фирму-предшественника.

Удобство такого метода создания договоров состоит в том, что секретарю не требуется вводить в базу реквизиты клиента повторно. Впрочем, после того, как новый договор будет создан, секретарь должен будет проверить правильность заполнения реквизитов.

Готовый договор с заполненными реквизитами
Готовый договор с заполненными реквизитами

Важное примечание

Если при запуске информационной базы, которая идёт в комплекте с конфигурацией "Договоры", программа 1С выдала сообщение "Порядок сортировки, установленный для базы данных, отличается от системного", и Вы не знаете, как эту проблему решить, то прочитайте статью "Кодовая страница информационной базы 1С".

Эпилог

Автоматизированные методы учёта договоров, описанные в статье, облегчают труд секретаря и уменьшают количество вероятных ошибок. Эффективность же автоматизированного метода создания нового договора в MS Word путём использования в 1С механизма OLE Automation, выражается в существенном сокращении времени, затрачиваемом обычно при составлении договоров.

Реклама:
Смотрите также:
Оформление документов при продаже товаров и услуг
Распечатать ведомость всех документов в программе 1С
Оплата за программные продукты