Исходящая почта в 1С

Как учитывать исходящую документацию в программе 1С

Однажды секретарю позвонили клиенты и спросили, отправлены ли были им документы, которые они просили отправить по почте. И если бы у секретаря не было журнала регистрации исходящей почтовой документации, она бы не смогла клиентам ничего ответить.
Но у секретаря есть инструментарий, позволяющий вести учёт исходящей почты. О нём я сейчас и расскажу.

План статьи:

  1. Журнал "Почта исходящая".
  2. Документ "Почта исходящая".
  3. Поиск отправленного документа.
  4. Отчёт "Почта исходящая".

Теперь рассмотрим работу с исходящей почтой подробнее.

1. Журнал "Почта исходящая".

Журнал "Почта исходящая" предназначен для накопления документов "Почта исходящая".

Журнал "Почта исходящая"
Журнал "Почта исходящая"

В форме журнала отображается колонка "Дата", по которой можно визуально определить, когда была проведена отправка почты. Предусмотрено, что одна запись в журнале соответствует одной отправке исходящей почты, но всё-таки это не обязательное требование.

2. Документ "Почта исходящая".

Документ "Почта исходящая" содержит в себе перечень почтовых документов, которые были отправлены.

Документ "Почта исходящая"
Документ "Почта исходящая"

Документ имеет такие реквизиты:

  • Номер документа.
  • Дата отправки.
  • Операция (вид отправленного документа).
  • Документ (отправленный документ).
  • Клиент (предприятие, на которого составлен отправленный документ).
  • Примечание.

В табличной части документа можно указать все документы, которые были отправлены. Скажем, если секретарь относит документы на почту один раз в день, то в одном документе будут указаны документы, отправленные за день.

Процедура заполнения документа "Почта исходящая" проста. Сначала нужно создать новый документ и указать дату отправки почты. Затем в каждую строку табличной части документа нужно ввести данные об отправленных документах. При этом сначала указывается вид документа (например, доверенность или счёт-фактура), а после этого выбирается конкретный документ указанного вида.

После заполнения документа он сохраняется в базе данных и отображается в журнале "Почта исходящая".

3. Поиск отправленного документа.

Как случилось в истории, рассказанной в начале статьи, однажды секретарю может позвонить клиент и спросить о том, когда был отправлен оригинал счёта-фактуры. Или же менеджер может поинтересоваться, отправлены ли были оригиналы документов какому-то из клиентов. В этом случае секретарь может легко найти информацию о том, когда искомые документы были отправлены. Для этого нужно сделать следующее:

  • Открыть журнал "Почта исходящая".
  • Нажать на кнопку "Поиск" (внизу формы журнала).
  • В открывшемся списке документов выбрать вид документа для поиска.
  • В следующем открывшемся окне выбрать документ для поиска.
  • На экране монитора появится отчёт "Ведомость отправки документа", в котором будет столько строк, сколько раз искомый документ был отправлен.
Отчёт "Ведомость отправки документов"
Отчёт "Ведомость отправки документов"

Если дважды кликнуть мышкой на строке отчёта, то откроется документ "Почта исходящая", содержащий искомую строку отчёта.

4. Отчёт "Почта исходящая".

В конце месяца журнал исходящей почты распечатывается. Для этого служит отчёт "Почта исходящая".

Отчёт "Почта исходящая"
Отчёт "Почта исходящая"

Чтобы сформировать отчёт, нужно сделать следующее:

  • В форме журнала "Почта исходящая" нажать на кнопку "Печать".
  • Из списка выбрать месяц, за который требуется сформировать отчёт.
  • На экране монитора появится отчёт "Почта исходящая", в котором можно увидеть данные о том, когда, какой документ и кому был отправлен. Данные в отчёте сгруппированы по дням.

Эпилог

Метод учёта исходящей почты, изложенный в этой статье, позволяет секретарю в удобной и наглядной форме работать с документами, которые отправляются клиентам фирмы по почте.

Реклама:
Смотрите также:
Самостоятельное изучение программы 1С
Внешние компоненты для отправки и получения электронной почты
Защита о здоровье программиста