Телефоны контрагентов в 1С

Как записать в 1С телефоны покупателей и поставщиков?

Из этой инструкции вы узнаете о том, как правильно вводить данные о телефонах контрагентов вашей организации. Напомню, что контрагентами называют поставщиков и покупателей, с которыми работает организация. Говорить мы будем о заполнении телефонных реквизитов в программе 1С.

Начать рассказ хочу с напоминания о том, что программа 1С, являясь системой управления базами данных или СУБД, прежде всего помогает не только хранить, но и легко работать с большим количеством данных. Если мы говорим о телефонных номерах, то вам не нужно иметь большой опыт работы с программой 1С, чтобы понять одну закономерность. Дело в том, что у многих совершенно разных организаций в телефонном номере есть часть, которая может повторяться. Эта часть телефонного номера определяется телефонным кодом населённого пункта, в котором расположен владелец телефонного номера или ваш контрагент. Поскольку для многих организаций телефонный код населённого пункта повторяется, значит, используя средства программы 1С, можно сделать так, чтобы пользователь программы 1С не вводил телефонный код населённого пункта для каждого контрагента снова, а выбирал его из справочника телефонных кодов населённых пунктов.

Телефонный код города

Почему предпочтительней, чтобы данные в 1С вводились выбором из справочника, а не набирались вручную с клавиатуры? Тому есть несколько причин. Во-первых, если данные вводятся вручную, то при этом повышается вероятность ошибки. Во-вторых, если вводить данные в базу 1С выбором значения из справочника, то работа при этом выполняется быстрее. И наконец, в третьих, если некоторое значение является элементом справочника, то по такому элементу справочника можно сформировать отчёт.

В частности, если мы говорим о телефонных кодах населённых пунктов, которые в нашем случае хранятся в справочнике "Города", то при формировании отчёта можно выбрать какой-нибудь город, и программа 1С выведет список всех контрагентов, которые в этом городе находятся. Скажем, такой отчёт можно сформировать для нужд работников отдела продаж, которые хотят обзвонить всех контрагентов, находящихся в конкретном городе.

Как я, как администратор вашей базы данных, узнаю, что вы неправильно заполняете телефонные номера ваших контрагентов? Я периодически беру в руки печатные формы документов, которые формируются в 1С и анализирую правильность их заполнения. Так, я беру печатную форму налоговой накладной и вижу, что телефонный номер покупателя на печать выводится с ошибкой.

Телефонный номер покупателя с ошибкой
Телефонный номер покупателя формируется с ошибкой

Ошибка в номере телефона покупателя буквально бросается в глаза! Номер телефона указывается, а телефонного кода населённого пункта в строке номера нет. Что же делать, чтобы исправить эту ошибку и указать телефонный код населённого пункта, в котором находится контрагент?

Карточка населённого пункта

Для того, чтобы ввести телефонный код города, идём в карточку населённого пункта. В нашем примере таким населённым пунктом является село Березовка. И вводим телефонный код села Березовка.

Телефонный код населённого пункта
Телефонный код населённого пункта

Теперь формируем печатную форму налоговой накладной и убеждаемся, что телефонный номер покупателя выводится правильно.

Телефон покупателя в налоговой накладной формируется правильно
Телефон покупателя в налоговой накладной формируется правильно

Хочу вам напомнить о зверствах налоговой инспекции по отношению к налоговым накладным при налоговых проверках. Вы хорошо знаете, что если в налоговой накладной налоговая инспекция обнаружит ошибку, то такую налоговую накладную налоговая инспекция может признать недействительной и исключить её из налогового кредита. А это повлечёт за собой недоимку по налогу на добавленную стоимость и, как следствие, штрафные санкции. Если вы это знаете, то не подводите ваших покупателей, которым выдаёте налоговые накладные.

Телефонный код города не выделяется

Также хочу сделать замечание тем работникам, которые ленятся проставлять телефонный код населённого пункта, а указывают его в самом телефонном номере.

Телефонный код города введён в номер телефона
Телефонный код города введён в номер телефона

Почему это плохо? Потому что, во-первых, вы усложняете себе работу, каждый раз заново указывая телефонный код населённого пункта. Ведь у вас может быть несколько контрагентов в одном населённом пункте, и вам придётся телефонный код населённого пункта вводить для каждого контрагента снова и снова. Во-вторых, учитывая, что телефонный номер вы вводите вручную, то чем больше знаков вам нужно ввести, тем выше вероятность допущенной вами ошибки.

Телефонный номер тяжело читать

И конечно же, не стоит пренебрегать ещё одним негласным правилом, которое используется при обозначении телефонного номера. В телефонном номере целесообразно разделять группы цифр чёрточками или дефисами. Подмечено, кстати, что человек легко воспринимает группу цифр, которая состоит не более чем из 4 знаков. Поэтому желательно, чтобы телефонные номера, которые вы видите на предыдущем рисунке, имели более удобный вид.

Правильное заполнение телефонов контрагента
Правильное заполнение телефонов контрагента

Правда, красивее? Телефонный код города стоит на своём месте, и номер телефона читается намного легче.

Эпилог

В статье рассказывается о методике заполнения телефонов покупателей и поставщиков, учёт которых ведётся в программе 1С. Статья содержит описание алгоритмов, которые применяются при формировании строки телефонного номера при выведении в печатные формы. Описания сопровождены изображениями электронных форм из программы 1С.

Надеюсь, что информация, изложенная в этой статье, поможет вам повысить ваш комфорт и удобство в работе с программой 1С, а также избавит ваших клиентов от неприятностей в общении с контролирующими органами.

Реклама:
Смотрите также:
Комиссионная торговля
Групповая обработка документов
Работа с метаданными на внутреннем языке 1С