Доверенности в 1С

Как выписать доверенность в программе 1С

В соответствии с действующей инструкцией, все хозяйствующие субъекты при получении любых материальных и нематериальных ценностей должны использовать доверенности установленного образца, заполненные по типовой форме.

Порядок обращения с доверенностями на Украине регулируется Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращённых и использованных доверенностей на получение ценностей. До 05.05.2008 года доверенность могла быть оформлена только на бланке строгой отчётности, который печатался типографическим способом и закупался каждым хозяйствующим субъектом централизованно. После указанной даты организации и предприятия Украины получили право выдавать поставщикам ценностей доверенности, распечатанные на обычной офисной бумаге.

Зачем автоматизировать учёт и выписку доверенностей?

Если на предприятии идёт активная работа с материальными ценностями (как правило, это получение товаров, материалов и канцелярских принадлежностей у поставщиков), то секретарю или бухгалтеру приходится выписывать доверенности в очень больших количествах. Таким образом, мы имеем дело с ручным трудом. А ручной труд, как известно, имеет несколько недостатков, как то:

  • Большой расход времени.
  • Высокая вероятность ошибок.

Чтобы вы смогли исключить влияние негативных факторов при выписке и учёте доверенностей, я предлагаю вам ознакомиться со специальной конфигурацией "Доверенности", которая призвана вам помочь.

Почему конфигурация "Доверенности" сможет вам помочь?

Если вы хотите тратить намного меньше времени на выписку доверенностей, то у вас это получится благодаря тому, что вам не нужно будет набирать руками наименование получателя доверенности, например, если вчера вы доверенность на этого поставщика уже выдавали. Речь идёт о том, что в конфигурации "Доверенности" ведётся база данных по предприятиям, по доверенным лицам и по другим повторяющимся данным.

Если же вы хотите быть уверены, что при использовании конфигурации "Доверенности" вы станете делать меньше ошибок при заполнении, то такой уверенностью вы можете заручиться хотя бы на том основании, что работу по заполнению доверенностей вы поручаете компьютеру, а компьютер никогда не ошибается. Верно ведь?

Если вам надоело выписывать доверенности вручную, если вы хотите раньше уходить домой и если вы хотите, чтобы выписанные вами доверенности блистали своею безукоризненностью, то ознакомьтесь с планом нижеприведённой статьи:

  1. Журнал "Доверенности".
  2. Документ "Доверенность".
  3. Отчёт "Ведомость доверенностей".

Рассмотрим работу с доверенностями подробнее.

1. Журнал "Доверенности".

Журнал "Доверенности" предназначен для накопления записей о выписанных доверенностях. В журнале отображаются такие данные:

  • Дата выписки доверенности.
  • Номер доверенности (серия и код).
  • Работник, на которого выдана доверенность.
  • Примечание
Журнал "Доверенности"
Журнал "Доверенности"

2. Документ "Доверенность".

Документ "Доверенность" является, по сути, регистрационной записью в журнале регистрации доверенностей. В документе указываются такие реквизиты:

  • Номер доверенности (серия и код).
  • Дата выписки доверенности.
  • Работник, на которого выдана доверенность.
  • Поставщик, которому выдана доверенность.
  • Документ, на основании которого передаются ценности.
  • Ценности, подлежащие получению.
  • Единица измерения ценности.
  • Количество ценности.
  • Флаг "Перечеркнуть пустые строки" (если флаг отмечен, то пустые строки доверенности на оборотной её стороне будут зачёркнуты прямыми линиями).
Документ "Доверенность"
Документ "Доверенность"

Печатная форма доверенности

Пожалуй, именно печатная форма доверенности, предусмотренная в конфигурации "Доверенности", представляет особенный интерес. Изюминкой печати доверенностей в описываемой конфигурации является возможность печати в трёх режимах:

  1. Печать на типографический бланк.
  2. Печать на обычную бумагу формата А4.
  3. Печать на обычную бумагу формата А5.

Учитывая, что у доверенности, изготовленной типографическим способом, имеется две стороны, и каждая из сторон должна быть заполнена, то впечатывание реквизитов доверенности возможно как на лицевую, так и на оборотную сторону бланка доверенности.

Меню выбора печатной стороны доверенности
Меню выбора печатной стороны доверенности

Если вы хотите использовать типографические бланки строгой отчётности, то с помощью конфигурации "Доверенности" вы сможете впечатать нужные данные на бланк. Прелесть использования такого режима печати, при котором данные впечатываются в типографический бланк, состоит в том, что если в принтер вложить чистый бланк доверенности и затем распечатать печатную форму документа, то бланк доверенности станет заполненным нужными данными, красивым и аккуратным почерком.

Лицевая сторона доверенности
Лицевая сторона доверенности

Чтобы распечатать данные доверенности на оборотной стороне бланка строгой отчётности, нужно перевернуть распечатанный лист и снова вставить его в принтер.

Оборотная сторона доверенности
Оборотная сторона доверенности

Если же у вас типографические бланки уже закончились, то в конфигурация "Доверенности" вы сможете распечатывать доверенности на обычной бумаге форматов А4 и А5. Разница будет в том, что на листе формата А4 все данные доверенности будут распечатаны с одной стороны, а на листе формата А5 данные будут распечатаны с двух сторон листа, как это было предусмотрено при заполнении бланков строгой отчётности. Помните?

Печать доверенности на лист А4 или А5
Печать доверенности на лист А4 или А5

Настройка режимов печати доверенностей задаётся в константе "Бланк".

3. Отчёт "Ведомость доверенностей".

После того, как закончится очередной отчётный период, вам потребуется составить отчёт о выданных и использованных доверенностях. Такой отчёт очень легко сделать, сформировав ведомость доверенностей за определённый период. Для того, чтобы распечатать ведомость всех доверенностей, выписанных за период, нужно воспользоваться отчётом "Ведомость доверенностей".

В настройках отчёта можно указать такие критерии отбора доверенностей:

  • Поставщик, которому выдана доверенность.
  • Работник, на которого выдана доверенность.
  • Период, за который формируется отчёт.
Настройка отчёта "Ведомость доверенностей"
Настройка отчёта "Ведомость доверенностей"

В печатную форму отчёта выводятся такие данные:

  • Дата выписки доверенности.
  • Номер доверенности.
  • Поставщик, которому выдана доверенность.
  • Работник, на которого выдана доверенность.
Печатная форма отчёта "Ведомость доверенностей"
Печатная форма отчёта "Ведомость доверенностей"

Если по строке отчёта дважды кликнуть мышкой, то откроется документ "Доверенность", соответствующий данной записи.

Эпилог

В предлагаемой читателям статье описана конфигурация "Доверенности", предназначенная для учёта и выписки доверенностей. Главной изюминкой конфигурации "Доверенности" является возможность печати доверенностей в трёх режимах:

  1. Печать на типографический бланк строгой отчётности.
  2. Печать на лист формата А4 (односторонняя печать).
  3. Печать на лист формата А5 (двусторонняя печать).

Метод учёта доверенностей, описанный в статье, облегчает труд работника, ответственного за учёт и выписку доверенностей. А разнообразные способы печати доверенностей максимально уменьшают вероятность допущения ошибок при выписке доверенности.

Реклама:
Смотрите также:
Оформление документов при продаже товаров
Как составить приказ на увольнение